在较早的年代，国际空运公司会有专门的工作人员负责订舱，主要是书面纸张，随着网络信息化的发展，目前的空运订舱人员大多是网上订舱，空运订舱要求提供被空运货物的详细资料，包括体积、毛重、数量和外包装种类(主要包括：纸箱、铁箱、卡板和木箱)。
除以上资料外，还需注明货物名称(包括中文和英文)，如空运大件，须注明长、宽、高(单位：厘米)，然后确定航班班旗和舱位，如有特殊要求，空运订舱人员须与航空公司协商，最后由航空公司决定是否能满足其特殊要求。
在收到空运运单和空运订舱单之后，货主必须仔细检查，货物进入仓库前必须检查订舱单(AIRBOOKING)的信息。操作人员必须先和客户核对好发货人、收货人，以及航空公司、英文货名等方面的信息。
操作人员根据航班情况和货物备妥情况安排货物入仓时间，并做好报关资料的衔接工作。提醒客户应确保货物的外包装符合事先登记的要求，并保持外包装的完整性，避免航空公司拒载、报关资料是否有准备完备及是否有随机文件。报关单和随机文件应随货送至机场或先快运后机场报关部。
货物入仓手续办理前的准备工作
货物到仓机场货站机时，入仓人员要做好入仓时的“托运单”，安全证书，空运标签，货物到仓后，检查货物是否完好，即可在货物外包装上贴标签，量度尺寸，过磅。并且记录下来保存。
航空运输提单
由国际空运航空公司代理人根据货物进入监管仓后提供的机场过磅单，按照过磅单上的重量尺寸制作出空运正本运单。运单正本中的一联作为报关单证之一随其他报关资料一并提交海关申报。
报关单交单后，报关部对客人提供的完整的报关单进行整理，打单，发送给海关审单中心，审核通过后，向海关提交一套正本的书面报关资料，如果单证没有问题，一般在两个小时内可以放行，如果单证有问题，立即联系客户，配合提供相关资料文件。要不就延误货物转运了。
货物在海关放行后，运单和相关单据(随机文件等)交到装载部门指定的柜台。通常称为交单。
清算追踪
交给财务结算，通知开具发票或DEBITNOTE。
告知客户服务部跟踪航班情况，如使用海外代理需要做资料给海外代理帮跟进。
追踪运输费用回收。
跟踪办理报关退税事宜。
特殊说明：客人提供的装箱单、发票等资料应完整、准确，核销单数据应及时发送给出口海关，买单报关时提交资料。对进口货物，请说明其用途、组成物质、中文名称及其他细节。
